Rehabsamtal och dokumentation

Här kommer råd och tips till dig som chef för att underlätta ditt rehabiliteringssamtal.

Att tänka på inför samtalet

  • Boka en särskild tid så att även medarbetaren hinner förbereda sig.
  • Förklara syftet med samtalet i samband med att du gör din inbjudan.
  • Medarbetaren ska informeras om möjlighet att kontakta sin fackliga organisation för råd och stöd.
  • Vad vill jag med samtalet?
  • Hur ser medarbetarens frånvaro ut senaste 12 månaderna?
  • Huvudorsak till frånvaron?
  • Hur fungerar den anställde i sitt arbete? För ett år sedan? Ett halvt år sen? De sista veckorna innan sjukfrånvaron?
  • Vad framgår av läkarintyg om prognos för fortsatt arbete?
  • Tänkbara idéer till lösningar?
  • Ta fram underlag för att kunna informera och beskriva rehabiliteringsprocessen för medarbetaren.
  • Skapa en trygg och trevlig miljö där allas telefoner är avstängda.

Inledning
I inledningen av samtalet bör du som chef informera om syftet med samtalet, att du som chef har tystnadsplikt, samt att medarbetaren väljer själv hur mycket/lite denne vill dela med sig.

Information och samtycke
För att dokumentera detta ber du den anställde ta del av samt underteckna överenskommelsen Information/samtycke om personuppgifter och frivillighet som finns under fliken med samma namn i menyn till vänster.

Mindmap
Till stöd under samtalets gång kan du med fördel använda dig av denna mindmap. Den berör områden som arbete, hälsa och fritid, samt vilka aktörer som är inkopplade i rehabiliteringen. ---> 

Samtalet
Bra utgångsläge är att ställa öppna frågor. Det man kan försöka tänka på är att inte hamna i allt för många problemutforskande frågor, utan i stället ställa mera lösningsriktande frågor. Här nedan kommer ett litet axplock av sådana frågor:

Vad vill du få ut av dagens samtal? Har det någon gång fungerat bättre?
Har du befunnit dig i en liknade situation tidigare? Hur gjorde du då?
Vad är bättre sedan sist?
Hur tror du andra skulle beskriva dina resurser?
Hur lyckades du så bra ...?
Vad mer kan du göra?
Vad kan vara ett litet steg på vägen... (mot ett större som redan nämnts)?
Vad mer? (Denna fråga kan man ställa många gånger under ett samtal.)
I vilka sammanhang har det fungerat som minst dåligt?

Avsluta genom att kort sammanfatta samtalet samt dokumentera vilka åtgärder/insatser ni kommit överens om.

Dokumentationen
Alla samtal som rör den anställdes sjukfrånvaro och rehabilitering samt de beslut eller överenskommelser som görs i samband med dessa ska dokumenteras av ansvarig chef. Syftet med dokumentationen är att följa upp beslutade åtgärder men också beskriva planen för återgång i arbetet.

  • Blanketten Plan för återgång i arbete används vid uppstarten av rehabiliteringen. Planen ska utgöra ett stöd för såväl arbetstagare som arbetsgivare i rehabiliteringsarbetet.
  • Blanketten Dokumentation vid rehabilitering används för löpande anteckningar under rehabiliteringsarbetets gång. Blanketten tar upp frågor om hälsoläget, pågående insatser, arbetsförhållandet och plan för åtgärder m.m.
  • Instruktionen Rutin för dokumentation vid rehabilitering beskriver i punktform vad som gäller för att säkra hanteringen av dokumentationen såväl under pågående som efter avslutad insats.

     

Lagkrav från och med 1 juli 2018
För de arbetstagare som varit frånvarande i 30 dagar på grund av arbetsoförmåga och som kan antas vara frånvarande från arbetet mer än 60 dagar gäller lagkrav på dokumentation. För mera information om detta, se fliken Lagkrav gällande plan för återgång i arbete i menyn till vänster.

Nedan några punkter som alltid bör finnas med i dokumentationen:

  • Datum när träffen/samtalet ägde rum.
  • Vilka som deltagit på träffen.
  • Sakligt utan egna värderingar.
  • Inga långa romaner, men heller inte så kort att det inte säger något.
    - Exempel på fel sätt: Sjukskriven tom 17:e juni.
    - Denna information är således allt för kort
  • Det man behöver veta är sjukdomsorsak och hur den påverkar arbetsförmågan i medarbetarens aktuella arbete.
    - Exempel på rätt sätt: Brutit benet och kan inte belasta det utan går med kryckor. Kan inte utför något arbete av betydelse på inom hemtjänsten. Om sex veckor ska gipset tas bort och då är planen att medarbetaren återgår i arbete utan några åtgärder från arbetsgivaren. Om denna planering inte håller gör arbetsgivaren en ny planering.
  • Dokumentera åtgärder och anpassningar och vem som ansvar för vad.
  • Vilka resultat har åtgärder och anpassningar lett till?
  • Datum för uppföljning.

Kontaktperson: Tom Norrgård