Diarieföring i Vindelns kommun

Alla handlingar som är av vikt för verksamheten och som tas emot av någon anställd ska registreras, det vill säga diarieföras, journalföras eller registreras i ett verksamhetssystem. Det ska normalt ske samma dag.

Allmänt kan sägas att det är bättre att registrera en handling än att låta bli, i synnerhet om det är tveksamt hur man ska göra. Detta för att underlätta att hålla ordning på handlingarna. Diarieföringen är en viktig hjälp för att kunna bevisa att handlingar har kommit in/skickats till myndigheten. Vissa handlingar måste enligt lag alltid diarieföras. Men det finns ändå en rad handlingar som man kan och ofta bör låta bli att diarieföra.

Vad ska diarieföras?

Sekretessbelagda allmänna handlingar måste i princip alltid diarieföras. Det åligger handläggaren att avgöra vad som ska diarieföras, men det är registratorerna som utför själva registreringen i diariet. Diarieföringen ska ske utan dröjsmål.

Huvudregeln är att in- och utgående skrivelser (även e-post, fax etc.) ska registreras som kommer från företag, annan myndighet eller allmänheten.

Exempel på handlingar som ska diarieföras:

  • Nyttjanderättsavtal och kontrakt
  • Beslut och interna skrivelser av formell karaktär
  • Beslut för överklagande på fråga om utlämnande av allmän handling
  • Enkäter (där myndigheten ska svara, ej internt)
  • Inkommande skrivelser som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag
  • Inkommande skrivelser av väsentlig art för ett ärende. Andra upplysningar kan skrivas i Tjänsteanteckningar.
  • Hotbrev mot myndighet eller enskild tjänsteperson (ska även omgående överlämnas till närmaste chef enligt rutin)
  • Utgående skrivelser (t.ex. remiss)

Vad behöver inte diarieföras?

En allmän handling som uppenbart är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver inte diarieföras. Detta gäller t.ex. reklam, pressklipp, cirkulär och handlingar för kännedom.

Allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller behöver inte registreras om handlingarna hålls ordnade så att allmänheten kan ta del av dem. Handlingarna kan även registreras i egna system som Ådata (ekonomi) och E-avrop (avtal).

Exempel på handlingar som inte behöver diarieföras:

  • Enkla förfrågningar om information, fotokopior och liknande t.ex. förfrågningar om öppettider o. dyl.
  • Fakturor
  • Förfrågningar om utlämnande av handling
  • Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranleder någon form av handläggning från myndighetens sida
  • Kallelse, dagordning, dokumentation till sammanträder, kurs eller konferens
  • Kopior av andra myndigheters yttranden
  • Skrivelser för kännedom som inte är av vikt för verksamheten
  • Spam
  • Statistiska meddelanden

 

 

Kontaktperson: Frida Hallgren