Lämna anbud och bli leverantör

Att skriva anbud för första gången kan kännas svårt, både för stora och små företag. Här kan du ta del av nyttiga tips på vad du ska tänka på när du lämnar ett anbud.

Att tänka på vid anbudsgivning

All upphandling börjar med att Vindelns kommuns verksamheter har behov av en vara eller tjänst. Nya behov kan uppstå på grund av förändringar i våra verksamheter eller på marknaden. Eller så är det ett ramavtal som håller på att löpa ut och därmed ska konkurrensutsättas igen.

En offentlig upphandling genomförs skriftligt. Kommunen anger krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag och leverantören svarar med ett anbud. Möjligheterna att i efterhand förändra något i dessa handlingar är mycket begränsade.

Det är därför viktigt att tänka på följande punkter när du lämnar anbud;

• Läs igenom förfrågningsunderlaget mycket noga. Eftersom anbudet inte kan kompletteras i efterhand är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt. Vi kan bara ta hänsyn till det ni skrivit i anbudet inte vad vi eventuellt känner till sedan tidigare.
• De intyg och handlingar som begärs måste också bifogas.
• Se till att samtliga skall-krav kan uppfyllas. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kan inte tas upp till prövning.
• Kontrollera att anbudet kommer in till kommunen i rätt tid. För sent inkommit anbud får ej tas upp till prövning.
• Viktigt; Vid oklarheter eller fel i förfrågningsunderlaget, ta snarast kontakt med kommunens handläggare.

Om vi får synpunkter i tid kan vi göra förtydligande eller rättelser som når alla som har begärt handlingar.

Lämna anbud

• Hämta upphandlingsdokumenten på www.e-avrop.com Länk till annan webbplats. till den upphandling som du är intresserad av.
• Gå igenom underlaget. Ställ frågor i god tid om något är oklart.
• Tänk på att den som hämtar ut upphandlingen får all mejlkonversation, frågor och svar samt eventuella meddelanden.
• Kontrollera att den information som vi begärt in verkligen finns med i ditt anbudssvar. Följ gärna förfrågningsunderlagets struktur och undvik att lämna information som inte efterfrågats. Alla skall-krav som är angivna i förfrågningsunderlaget måste du som företagare uppfylla annars medför det att ditt anbud förkastas.
• Använd svarsblanketter om dessa finns med i förfrågningsunderlaget.
• Lämna alltid in anbuden i god tid. Vi kan inte hantera för sent inkomna anbud. Det inte är möjligt att komplettera anbudet i efterhand. Därför är det viktigt att du besvarar alla frågor.

Anbudet kan återtas, korrigeras och lämnas på nytt fram till 23.59 sista anbudsdag

Frågor och svar

• Fråga om något är oklart eller känns fel, ju tidigare i processen desto bättre. Kommunen kan göra förtydliganden eller justera upphandlingsdokumentet under anbudstiden.
• Om du har några frågor kring upphandlingen ska de ställas via e-avrop, inte via mejl eller på annat sätt. Upphandlaren är kontaktperson under hela upphandlingsprocessen, och endast skriftliga svar i e-avrop är bindande.
• Alla frågor och svar publiceras löpande för att ge alla anbudsgivare exakt samma information.
• Håll dig uppdaterad om alla eventuella ändringar i underlaget, genom att läsa eventuella kompletteringar samt frågor och svar som inkommit under anbudstiden.

Skicka in anbudet

• Skicka in anbudet elektroniskt via www.e-avrop.com Länk till annan webbplats.
• Tänk på att den som har skickat in anbudet får all mejlkonversation om upphandlingen, begäran om eventuella förtydliganden, tilldelningsbesked osv.
• Du får ett kvitto på att ditt anbud har skickats in
• Du får ett meddelande när anbudet är öppnat
• När anbudstiden har gått ut görs en anbudsprövning av samtliga mottagna anbud
• När resultatet av upphandlingen är klart skickas ett tilldelningsbeslut till alla leverantörer som har lämnat anbud
• Tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutet skrivs avtal med den vinnande leverantören, under förutsättning att ingen överklagar beslutet
  

E-avrop

Kommunens aktuella avtal finns tillgängliga i avtalsdatabasen e-avrop. Välkommen att lämna anbud!

Västerbottensportalen är framförallt ett verktyg för regionens företag som genom portalen kan få tillgång till och i ökad utsträckning delta i de upphandlingar som görs av kommuner och regioner.