Hantera din telefon

I vår interna telefonkatalog, även kallad CMG, hittar du kontaktuppgifter till dina medarbetare och kollegor i Vindelns kommun, men det går också bra att göra sökningar inom de övriga kommunerna som tillhör den gemensamma växeln inom Umeåregionen.

Det finns två huvuddelar i programmet, en del för att söka efter medarbetares telefonnummer och en egen del för hantering av personliga aktiviteter och inställningar.

Ange rätt information om dig

Så här anger du dina arbetsuppgifter i CMG:

1. Gå in i programmet.
2. Klicka på ditt namn längst upp i högra hörnet av sidan.
3. Klicka på Användarprofil och därefter Ändringsformulär.
4. Notera den nya uppgiften och klicka på knappen Begär ändring.

Sök telefonnummer själv

Använd CMG för att hitta telefonnummer till medarbetare inom kommunen eller de övriga kommunerna i Umeåregionen. Undvik att ringa växeln för att fråga om telefonnummer. Det är bättre att växeln får tid att svara på medborgarnas frågor.

Koda din telefon

I CMG sköter du kodningen av din telefon och låter därmed telefonisten i växeln eller den som ringer dig veta var du är och när du åter är tillgänglig. I samband med att du är upptagen och inte kan ta ett samtal ska du göra en hänvisning i CMG.

Du kan även se de aktiviteter du lagt in, lägga in återkommande aktiviteter som lunch, arbetstider, fika, ändra aktiviteter, hänvisa telefonen till någon annan samt skriva meddelande till telefonisten med mera.

Koppling till kalendern i Outlook

Det går att ställa in så att din telefon automatiskt blir bortkopplad när du har lagt in en bokad tid i din kalender i Outlook. Om du aktiverar det behöver du tänka över hur du använder din kalender. Om din kalender är fullbokad med möten där du står som upptagen, går du inte att nå via telefonen om du har kopplingen aktiverad. 

Kopplingen kan du avaktivera genom att klicka på ditt namn uppe till höger i CMG, välj Inställningar > Kalender.

Talstyrd aktivitetsregistrering

Det går även bra att koda din telefon i CMG via röststyrning från ett förvalt telefonnummer, till exempel hemifrån eller från din mobiltelefon.

Rösttjänster

Du lägger själv in dina förvalda nummer i CMG genom att klicka på ditt namn uppe till höger i programmet, och välja Inställningar > Rösttjänster > Inställningar.

För att komma till talstyrd aktivitetsregistrering av CMG från ditt förvalda nummer ring 090-16 59 01 och ange därefter aktuell aktivitet efter den inspelade rösten.

Ta bort aktivitet

Ta bort gällande aktivitet genom att, i stället för att ange en aktivitet, säga "ta bort" eller "radera" och sedan svara "ja" på följdfrågan om du vill ta bort nuvarande aktivitet. Aktiviteten kommer då att raderas och du kan registrera en ny aktivitet om du vill.

Användarhandbok

För information om hur CMG fungerar, se användarhandboken. Du hittar den genom att klicka på rubriken Intern Telefonkatalog när du är inloggad i programmet.

Utbildning och manual

För att stödja dig som medarbetare i Vindelns kommun finns en utbildning i den interna telefonkatalogen. Utbildningen består av filmer som beskriver samtliga funktioner i den interna telefonkatalogen.

Office extension

Office Extension innebär att din fasta anknytning flyttar in i mobilen och det ser då ut som att du ringer ut från ditt anknytningsnummer som standard. Det går inte att jämföra Office extension med att vidarekoppla din fasta telefon till mobilnumret.

Telefonipolicy

För att upprätthålla god tillgänglighet, medborgarservice och stärka vår kommunikation inom kommunen har en gemensam policy antagits för att tydliggöra telefonins betydelse. I policyn kan du se hur vi ska jobba med vår svarskvalitet, telefonkultur, tillgänglighet och ansvarsfördelningen för detta.

Har du frågor?

Har du frågor om CMG, ring kommunens växel 0933-140 00