Digitala möten

Fem tips innan du bjuder in till ett digitalt möte

1. Tydlig agenda

Skicka ut inför mötet.
Varför mötet sker och förväntningar.
Berätta tydligt när mötet börjar.

2. Skapa alltid ett Teamsmöte

Lägg alltid till en teamslänk i mötesbokningen.

3. Samma förutsättningar

Möten med vissa deltagare på plats och vissa på distans, så kallade hybridmöten. Vid hybridmöten kan det vara svårt att ge alla mötesdeltagare samma förutsättningar och det är ofta bättre om alla är på plats eller alla deltar digitalt. Vid ett ev. hybridmöte ska du planera så att alla kan delta med samma förutsättningar, ex att alla i mötet slår på sin kamera.
Be om svar om deltagare ska delta på plats eller på distans.

4. Finns behov av en moderator

Speciellt vid möten med många deltagare.
Är alla deltagare med i mötet?
Ansvar över chatt och handuppräckning.

5. Informationssäkerhet

Uppdatera dig och andra om vad som gäller kring hantering av sekretess- och känslig information.

Sex tips innan du ansluter till ett digitalt möte

Kom i tid, var förberedd

Anslut gärna någon minut innan mötet och testa ljud och kamera.

Bra ljudkvalitet

Använd hörlurar med mikrofon. Mikrofonen ger ett bättre ljud för andra mötesdeltagare än datorns inbyggda ljud.

Ljudpuck

Är ni flera som deltar på plats, använd ex en ljudpuck, placera den så att alla hörs.

Din miljö

Tänk på vad som syns i bakgrunden eller använd funktion för att sudda bakgrunden. Välj en ljus miljö, ej motljus.

Nätverk

Digitala möten kräver en god nätverksuppkoppling.

Delta fokuserat

Stäng av notifieringar.
Välj en tyst plats utan distraktioner.

Sex tips under ett digitalt möte

1. Använd din kamera

Oavsett om du är på distans eller på plats.
Om ljud och bild hackar kan du slå av inkommande video.

2. Ljud av när du inte talar

Extra viktigt i möten med över 5 deltagare.

3. Räck upp handen

Om du vill säga något använd handuppräckningsfunktionen för att begära ordet. Ta ner handen sen. Hur gör jag? Öppnas i nytt fönster.

4. Vid hybridmöten

Ge ordet till den på distans först.

5. Ta pauser

Lägg in pauser vid långa möten. Uppmana deltagare att lämna datorn och röra på sig!

6. Teknikstrul?

Ha förståelse - hjälp varandra.

Vill du veta mer om funktioner under Teamsmöte klicka här Öppnas i nytt fönster.