Rehabsamtal och rutin för dokumentation

Här kommer råd och tips till dig som chef för att underlätta ditt rehabiliteringssamtal.

Att tänka på inför samtalet

Det första rehabiliteringssamtalet sker vid 14 dagars sjukfrånvaro enligt rutin eller vid sex frånvarotillfällen under ett år. Syftet med samtalet är att i samråd med medarbetaren klargöra eventuella behov av arbetsanpassning som en följd av en påbörjad arbetslivsinriktad rehabilitering.

Öppna frågor

Tänk på att du som chef i samtalet företrädesvis ställer öppna frågor där medarbetaren själv kan utveckla svaret samt att du lyssnar, väntar in och respekterar medarbetarens synpunkter. Det är av stor betydelse att medarbetaren upplever att chefen vill förstå medarbetarens behov bättre, för att konkret kunna anpassa arbetet.

God dialog

För att skapa en god dialog kan samtalet inledas med att fråga om vilka tankar, förväntningar och farhågor som finns inför samtalet och en eventuell arbetsrehabilitering. Det kan öppna upp för viktig information som kan behöva förtydligas eller bekräftas.

Eget val

Medarbetaren bestämmer själv om hen vill berätta om sin omgivning, men det är viktigt att informera om att det blir lättare för chefen att optimera anpassningarna om medarbetarens totala livssituation klargörs. Syftet är att ge det stöd som medarbetaren behöver. Vid behov kan chefen hänvisa till externt stöd.

Tystnadsplikt

I samband med din inbjudan till samtal bör du som chef informera om syftet med det, samt att du som chef har tystnadsplikt.

• Inför samtalet ger du medarbetaren skriftlig information om AD-A samt dialogsamtalets frågor för självskattning.
• Medarbetaren ska även informeras om möjlighet att ta stöd från sin fackliga organisation.
• Utifrån medarbetarens behov och eventuell rehabilitering kan det vara värdefullt om HR eller annan rehabiliteringspersonal kan delta på mötet.
• Vilka som ska vara med på mötet behöver vara tydligt förankrat med involverade.
• Boka lokal på en plats som känns trygg för medarbetaren.
• Avsätt tid för dialogsamtalet tillsammans med medarbetaren.
• Som chef behöver du förbereda dig – gå igenom och besvara frågeguiden.
• Ta fram underlag för att kunna informera och vid behov beskriva rehabiliteringsprocessen för medarbetaren.

Rutin för dokumentation

Alla samtal som rör den anställdes rehabilitering samt de beslut eller överenskommelser som görs i samband med dessa dokumenteras av ansvarig chef. Syftet är att beskriva planen för återgång i arbetet samt följa upp beslutade åtgärder.

Instruktionen Rutin för dokumentation vid rehabilitering beskriver i punktform vad som gäller för att säkra hanteringen av dokumentationen såväl under pågående som efter avslutad insats.